Zakładamy firmę – jak wykorzystać technologię?

Niezależnie od tego, czy tworzysz nową firmę, czy prowadzisz wcześniej rozpoczętą działalność, technologia może poprawić Twoje wyniki. Istnieje mnóstwo rozwiązań technologicznych: sprzętowych, programowych, związanych z wykorzystaniem Internetu i poczty elektronicznej, które mogą ułatwić komunikację i interakcję z istniejącymi i nowymi klientami.

Aby czuć się komfortowo w świecie technologii dla biznesu, warto zrozumieć, jak poszczególne elementy mają się do siebie. Rozwiązania dla przedsiębiorstw składają się zwykle z czterech kluczowych składników: sprzętu, oprogramowania, sieci i urządzeń peryferyjnych. Oto jak się ze sobą łączą.

Sprzęt

Wszystko zależy od Twoich potrzeb i planów związanych ze sprzętem. Powinieneś zadbać o to, żeby móc swoją działalność prowadzić w biurze i w podróży. Konieczne jest, żeby wszyscy Twoi współpracownicy posiadali narzędzia do wykonania swojej pracy, niezależnie od tego, gdzie są.  Komputery i system informatyczny, który stworzysz, szybko stanie się szkieletem dla Twojego przedsiębiorstwa. Biznesowe zastosowania komputerów obejmują:

• Edycję tekstów
• Przesyłanie danych i komunikację głosową
• Kontrolę finansową i planowanie biznesowe
• Księgowość
• Prezentacje sprzedażowe i marketingowe
• Archiwizację, przechowywanie i pobieranie danych klientów i innych informacji biznesowych
• Poszukiwanie informacji w Internecie
• Zastosowania rozwiązań e-commerce z zamawianiem produktów i dokonywaniem płatności on line
• Marketing on line

Rozwiązania mobilne dla ludzi w podróży

Notebooki (albo inaczej laptopy) to mobilne odpowiedniki komputerów stacjonarnych. Wyposażone są w zintegrowane wyświetlacze o wysokiej rozdzielczości i przekątnej ekranu do 17 cali, klawiaturę oraz touchpad zastępujący mysz komputerową. Możesz wybrać moc procesora, wielkość ekranu, pojemność dysku twardego, pamięci RAM, rodzaj karty graficznej i dźwiękowej, a także czytnika i nagrywarki DVD/CD. Komputery przenośne mają również zintegrowany modem, pozwalający na połączenia z Internetem. Powinieneś wybrać najlepszy procesor i największą ilość pamięci, na jaką Cię stać. Gniazda (sloty rozszerzeń i złącz) są ważne, ponieważ poszerzają możliwości współpracy z innymi urządzeniami.

Notebooki dają elastyczność, dzięki której można pracować wszędzie. Możesz pracować podczas podróży, na lotnisku i w hotelach. Możesz pracować z domu, będąc za granicą, a nawet podczas spotkań z klientami. Najzwyklejsze połączenie telefoniczne pozwala uzyskać pełen dostęp do Internetu. Dzięki temu możesz sprawdzić pocztę elektroniczną czy skorzystać z wyszukiwarki, połączyć się z biurem i z firmową bazą danych, a także pobrać wszelkiego rodzaju informacje, na temat zakupów, zapasów magazynowych czy księgowości. Możesz z łatwością pobierać i wysyłać materiały, niezależnie od miejsca, w którym się aktualnie znajdujesz.

Oprogramowanie

Gdy zakupiłeś już sprzęt, czas na oprogramowanie, dzięki któremu wszystko będzie działać. Każdy komputer wyposażony jest w system operacyjny. Byłoby dobrze, gdyby system operacyjny, z którego korzystasz w swoim pececie, był zgodny z innymi, przenośnymi urządzeniami.

Oprogramowanie to ogólne określenie, obejmujące programy do obsługi komputera i podłączonych do niego urządzeń. Często wprowadza się podział na aplikacje użytkowe (programy, które wykonują pracę) i oprogramowanie systemowe (sterujące pracą komputera).

Potrzeby w zakresie systemu operacyjnego i innego oprogramowania

System operacyjny (OS) to program, który zarządza pracą wszystkich innych programów zainstalowanych w komputerze. Windows to przykład systemu operacyjnego. Inne programy określa się mianem aplikacji. Aplikacje korzystają z systemu operacyjnego, wysyłając żądania pewnych usług. Użytkownik może pracować bezpośrednio z systemem operacyjnym albo za pośrednictwem języka poleceń (kod komputerowy), albo za pośrednictwem graficznego interfejsu użytkownika (GUI), takiego jak Windows. Edytor tekstu to przykład aplikacji.

Istnieje szeroki wybór oprogramowania, przeznaczonego do różnego typu zastosowań.

• Edycja tekstów
• Sporządzanie baz danych i zarządzanie danymi (arkusze kalkulacyjne)
• Zarządzanie finansami
• Kontrola aktywów
• Prezentacje
• Zarządzanie czasem (kalendarze i harmonogramy)
• Cyfrowe przetwarzanie obrazów
• Ochrona komputerów
• Bezpieczeństwo systemowe
• Poczta elektroniczna i przeglądanie stron WWW

Niektóre aplikacje można kupić jako samodzielne programy. Jednak korzystniejsze może okazać się  kupno oprogramowania wstępnie zainstalowanego na nowym komputerze, a także wybór wielozadaniowego pakietu biurowego.

Wiele nowych komputerów do zastosowań biznesowych wyposażonych jest w fabrycznie instalowany system operacyjny Windows XP. Taka fabryczna preinstalacja daje gwarancję, że masz legalne oprogramowanie i do tego tańsze od tego oferowanego w tzw. sprzedaży „pudełkowej”. . Dodatkową korzyścią jest brak konieczności dokonywania prac instalacyjnych – komputer jest od razu gotowy do pracy.

Możesz pracować niezawodnie dzięki wbudowanym zabezpieczeniom online, korzystać z szybkiego dostępu do Internetu, pozwalać wielu użytkownikom korzystać z jednego peceta, a także upraszczać zarządzanie i realizowanie rutynowych zadań biznesowych. Windows w intuicyjny sposób dostosowuje się do Twoich oczekiwań, zapamiętuje najczęściej używane elementy, oferuje obsługę sieci bezprzewodowych, łatwą wielozadaniowość i rozbudowane możliwości łączenia z innymi urządzeniami. Korzystanie z poczty elektronicznej i komunikacji mobilnej jest wyjątkowo proste.

• Microsoft Office to natomiast wielozadaniowy pakiet biurowy. Jest to zestaw aplikacji biurowych, które zaprojektowano z myślą o tym, by możliwe było wykonanie większej ilości pracy w łatwiejszy sposób. W pakiecie zawarte są wszystkie najważniejsze aplikacje:
• Microsoft Word, profesjonalny edytor tekstów
• Microsoft Excel, prosty w obsłudze arkusz kalkulacyjny
• Microsoft PowerPoint®, pozwalający w prosty sposób tworzyć prezentacje ze slajdów
• Microsoft Outlook, służy do obsługi poczty elektronicznej, pomaga zarządzać komunikacją, organizować Twoją pracę i sprawnie współpracować z innymi. Ostatnio został dodatkowo wyposażony w Business Contact Manager – zaawansowane narzędzie do zarządzania komunikacją z klientami.