Wielu pracowników musi mieć dostęp do internetu

Komunikacja ze światem

Serwer jako środowisko komunikacyjne może nie tylko wspomagać wymianę informacji nie tylko wewnątrz firmy. Może także umożliwiać efektywne komunikowanie się z otoczeniem biznesowym.

Na przykład klienci mogą korzystać z udostępnianych na witrynie WWW list dyskusyjnych by wydawać opinie o produktach lub usługach firmy, dzięki czemu firma zyska informację o tym, co może udoskonalić. Mogą też wysyłać sugestie lub zapytania na ustalony z góry adres poczty elektronicznej powiązany ze skrzynką dostępną dla wszystkich użytkowników. W efekcie nie jedna osoba, lecz wszyscy pracownicy zyskają bieżący dostęp do informacji o tym, co dzieje się na linii firma-klienci. Trudno o efektywniejszy sposób dystrybucji informacji, a przy okazji motywator do lepszej pracy.

Dostawcy i partnerzy mogą posiadać dedykowane konta pocztowe na firmowym serwerze, co zdecydowanie ułatwia zarządzanie wzajemną komunikacją. Dzięki temu, że cała historia korespondencji pozostaje w jednym miejscu, może być w przyszłości łatwo wykorzystana jako element systemu typu CRM.

Ale także tu i teraz komunikacja może przynieść wiele pożytków, jak choćby efektywna praca grupowa nad dokumentami czy koordynacja wspólnych działań. To możliwe dzięki temu, że serwer może zarządzać wieloma kalendarzami przypisanymi nie tylko do poszczególnych osób, ale także do współdzielonych z partnerami zasobów, np. udostępnianych partnerom zestawów prezentacyjnych.

Pracownicy firmy mogą współpracować z partnerami handlowymi nad projektami umów lub regulaminów dla klientów, korzystając z portalu pracy grupowej. Bez konieczności osobistego spotykania się można więc osiągnąć naprawdę wiele, oszczędzając czas, pieniądze i wysiłek. Ostateczny efekt nie jest zaś ani trochę gorszy od wspólnego wstawiania dopisków na dokumencie papierowym. Wręcz przeciwnie – wszystkie uwagi maja automatycznie przypisaną informację o autorze, dacie i godzinie powstania.

Dzięki posługiwaniu się narzędziami do współpracy online można skupić się na meritum, a wszelkie uwagi zgromadzić w jednym miejscu. Można też w razie potrzeby wrócić do poprzedniej wersji, co w praktyce trudno przecenić.