Wdrożenie systemu ethernus e-Urząd

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia mieszkańcom przekazywanie wniosków i innych pism drogą elektroniczną. To znaczne ułatwienie, ponieważ do tej pory każdy mieszkaniec Aleksandrowa musiał osobiście udać się do siedziby urzędu, nierzadko z całym plikiem dokumentów.

Elektroniczna skrzynka podawcza

Teraz każdy dokument można przesłać drogą elektroniczną, korzystając z elektronicznej skrzynki podawczej, która działa pod adresem: https://umaleksandrow.skrzynkapodawcza.pl/. „Najwięcej spraw załatwianych drogą elektroniczną związanych jest z wydawaniem nowych lub zmianą starych dowodów osobistych” – twierdzi Sekretarz Krystyna Pieniążek-Bołotowicz z Urzędu Miejskiego w Aleksandrowie. „Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie przyspieszyło obieg informacji i pozwoliło zmniejszyć koszty funkcjonowania jednostki. Dzięki temu urząd stał się bardziej przyjazny dla mieszkańców i lokalnych firm” – dodaje Sekretarz.

VPN i podpis kwalifikowany usprawniają pracę  

E-obieg usprawnił także pracę urzędników. Dotychczas wszystkie dokumenty, liczące kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt stron, przekazywane były w formie drukowanej. Konieczność wydrukowania i zrobienia kopii dla każdej osoby, która zajmuje się daną sprawą oznaczała nie tylko większe koszty przygotowania pakietu dokumentów, ale także duże ryzyko zagubienia materiałów podczas przekazywania. Teraz w formie papierowej przygotowywane są jedynie te dokumenty, które muszą być wydrukowane, czyli akty prawne czy oryginały pism urzędowych. System e-Urząd usprawnił pracę również władz urzędu. Burmistrzowie i sekretarz mogą teraz zatwierdzać dokumenty, korzystając z połączenia VPN i podpisu kwalifikowanego.

Nowoczesny urząd – przyjazny urząd

Podstawą uruchomionego w Aleksandrowie Kujawskim systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest serwer ethernus 2 smb z oprogramowaniem EmbedOS 2.0. Rozwiązanie stanowi zintegrowaną platformę programowo-sprzętową i umożliwia m.in. udostępnianie dokumentów jedynie uprawnionym użytkownikom, bezpieczny zdalny dostęp VPN, ochronę danych przed wirusami, jak również zabezpieczenie przechowywanych na serwerze danych przed utratą. System obiegu dokumentów obsługiwany jest przez aplikację firmy e-Studio. Dostęp do niej użytkownik uzyskuje za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej.

Informatyzacja aleksandrowskiego urzędu jest kolejnym wdrożeniem systemu e-Urząd zrealizowanym przez firmę Embedos. „Rozwiązanie e-Urząd bazujące na serwerze ethernus 2 umożliwia kompleksową i zgodną z wymogami ustawodawcy informatyzację jednostek administracji terytorialnej. Dzięki temu, że pracujemy na autorskim rozwiązaniu serwerowym, możemy z powodzeniem realizować najróżniejsze wdrożenia, dostosowane do specyfiki konkretnego urzędu czy instytucji" – podkreśla Łukasz Bieńko, dyrektor generalny firmy Embedos.

Podobne systemy działają już m.in. w Starostwie Powiatowym w Kościerzynie, Urzędzie Gminy Przodkowo, Urzędzie Gminy Mokrsko.

Embedos

Embedos to polski producent nowej klasy urządzeń przeznaczonych do pracy w sieciach komputerowych firm oraz instytucji administracji publicznej. Od 2005 roku firma dostarcza profesjonalne serwery, z których korzystanie było dotychczas zarezerwowane jedynie dla odbiorców dysponujących bardzo dużym budżetem. Firma Embedos powstała w 2005 roku. Działa wyłącznie w oparciu o polski kapitał.

Serwery z rodziny ethernus sprzedawane są poprzez sieć dystrybutorów i partnerów w Polsce i na świecie. Obecnie korzysta z nich wiele firm i instytucji, m.in. MSWiA, Urząd Miasta Radom, Starostwo Powiatowe w Kościerzynie, komendy Państwowej Straży Pożarnej w Sanoku i w Toruniu.

ethernus 2

Wielofunkcyjne serwery ethernus 2 działają w oparciu o autorskie oprogramowanie EmbedOS 2.0, dzięki czemu mogą być precyzyjnie dostosowane do potrzeb każdego użytkownika. Ograniczając się do zakupu jednego urządzenia można utworzyć i rozbudowywać sieć lokalną, współdzielić drukarki i pliki, połączyć firmę z Internetem, a także wdrożyć politykę bezpieczeństwa, system finansowo-księgowy, CRM, serwer WWW i pocztę e-mail. ethernus 2 zapewnia wydajną i stabilną pracę w każdej sieci, a do zarządzania wszystkimi funkcjami wystarcza podstawowa wiedza o sieciach komputerowych oraz umiejętność obsługi przeglądarki internetowej. Serwery ethernus 2 zbudowane są na platformie sprzętowej Intel i występują w czterech wersjach dla firm o różnej skali działalności.

Dla instytucji administracji publicznej firma Embedos oferuje kompleksowe rozwiązanie e-Urząd, które stanowi gotowe narzędzie do zarządzania siecią i obiegiem dokumentów. e-Urząd umożliwia kompleksową informatyzację urzędów: wdrożenie e-podpisu i elektronicznego obiegu dokumentów oraz zapewnienie zgodności z wymogami GIODO.

Podczas Międzynarodowych Targów Intertelecom 2006 serwer ethernus został nagrodzony Złotym Medalem oraz zdobył Honorowy Puchar za najlepszy polski produkt.

Serwer był również prezentowany na targach CeBIT 2006 w Hanowerze oraz uzyskał nominację do Godła Promocyjnego „Teraz Polska”. W 2007 roku oprogramowanie dla zintegrowanego serwera ethernus 2 zostało wyróżnione Złotym Laurem INFOTELA.