Warto kontrolować archiwa taśmowe

Konsekwencje bywają poważne – do laboratoriów Kroll Ontrack na całym świecie, także w Polsce, trafiło w ubiegłym roku niemal 300 przypadków utraty danych z firmowych archiwów taśmowych.

Popularne i istniejące na rynku już ponad 60 lat technologie taśmowe bywają często wybierane przez przedsiębiorców w celu archiwizacji danych. Informacje tworzone i przechowywane w ten sposób przez lata,
z czasem osiągają status tzw. „ciemnych danych” (ang. dark data). To – zgodnie z definicją opracowaną przez firmę badawczą Gartner – dane gromadzone i przetwarzane przez przedsiębiorstwo podczas typowych działań biznesowych i na ogół nieużywane w innych procesach. Potencjalnie mogłyby przynosić firmie korzyści, gdyby zostały zebrane i przeanalizowane w odpowiedni sposób. Eksperci podkreślają jednak, że przedsiębiorcy często zaniedbują kwestie katalogowania i opisywania takich danych, a po pewnym czasie, na skutek zaniedbań, przestają zdawać sobie sprawę z tego, jakie informacje znajdują się w archiwach taśmowych.

Prowadzi to do sytuacji wymagających interwencji specjalistów odzyskiwania danych. W 2013 roku laboratoria Kroll Ontrack około 300 razy zajmowały się kwestiami archiwów taśmowych. Z ankiety, przeprowadzonej wśród 600 partnerów handlowych Kroll Ontrack wynika, że niemal 2/3 badanych (60 procent) spotkało się z zapytaniami ze strony klientów, dotyczącymi odzyskiwania danych z taśm.

Pięć typowych scenariuszy związanych z utratą danych z firmowych archiwów taśmowych:

• Zapisy wewnętrzne: z powodu przepisów branżowych czy firmowej polityki administrowania informacjami, taśmy wracają do obiegu przed upływem czasu, przez jaki powinny być przechowywane.
• Potrzeby prawne: dział prawny chce skorzystać z danych zgromadzonych na taśmach, ale firma nie dysponuje już oprogramowaniem lub zasobami sprzętowymi, pozwalającymi na wyodrębnienie ich we wskazanym czasie.
• Migracja: nowe oprogramowanie do backupu zakupione przez przedsiębiorstwo, wymaga obróbki dużej ilości taśm archiwizacyjnych i wielu godzin pracy, przeznaczonych na migrację danych.
• Uszkodzenia: czynnik zewnętrzny (np. powódź, pożar itp.) powoduje uszkodzenie taśm, co wiąże się
  z koniecznością skorzystania ze specjalistycznej technologii odzyskiwania danych.
• Koniec funkcjonowania: przedsiębiorstwo nie przedłuża licencji oprogramowania obsługującego taśmy lub pozbywa się sprzętu służącego do odczytu taśm i traci dostęp do gromadzonych danych. 

Aby uniknąć sytuacji kryzysowych, chronić archiwa taśmowe i zwiększyć szansę na odzyskanie z nich danych, firmy powinny uzupełnić swoje polityki bezpieczeństwa o kilka istotnych zasad:

• Należy zachować sprzęt i oprogramowanie obsługujące wszystkie rodzaje taśm służących do archiwizacji firmowych danych.
• Taśmy powinny być prawidłowo oznakowane i skatalogowane, aby można je było łatwo odnaleźć
  w razie potrzeby.
• Archiwa taśmowe należytestować co najmniej raz w roku, dokonując losowej próby odczytu.
• Taśmy powinny być magazynowane w suchym miejscu, powyżej poziomu gruntu. Jeśli uległy uszkodzeniu na skutek kontaktu z wodą, nie należy ich osuszać do czasu przekazania firmie zajmującej się odzyskiwaniem danych.
• Aby bezpowrotnie usunąć dane z taśm wychodzących z użycia, należy korzystać z demagnetyzera. Kasowanie danych w jakikolwiek inny sposób pozwoli na ich późniejsze odzyskanie.