Sekretarki i technologie

• Wśród zadań sekretarek i asystentek wciąż dominuje papierologia: zarządzanie korespondencją i dokumentacją, przygotowywanie raportów i zestawień. 36% badanych przepisuje dziennie od 1 do 2 stron dokumentów,
• 20% badanych – od 3 do 5 stron, a 10% deklaruje przepisywanie od 6 do 10 stron dziennie.
• Aż 54% przepytanych osób nie korzysta przy tym z oprogramowania OCR, które pozwala automatycznie rozpoznać i wyodrębnić zeskanowany tekst, tak aby można było od razu go edytować.
• Oznacza to, że sekretarki tracą na przepisywanie nawet do kilku godzin dziennie, ponieważ przepisanie jednego dokumentu A4 zajmuje średnio ok. 30 minut, a „przepisanie” dokumentu przez aplikację OCR, jak np. ABBYY FineReader, trwa około jednej minuty.

Sekretariaty (ciągle) królestwem rozwiązań stacjonarnych

W sekretariatach królują przede wszystkim stacjonarne urządzenia: kserokopiarki i drukarki, a wśród odpowiedzi pojawiła się nawet elektryczna maszyna do pisania. 80% ankietowanych sekretarek i asystentek korzysta w pracy z komputera stacjonarnego, 86% ze stacjonarnego skanera, a 84% z faksu. Z laptopa korzysta 56%, a z tabletu jedynie 8% ankietowanych.  

Poufne dane w rękach sekretarek i asystentek

Sekretarki nierzadko mają dostęp do poufnych informacji dotyczących polityki, rozwoju i planów strategicznych firmy (78% ankietowanych), poufnych danych finansowych (60%), a aż 90% – do danych osobowych pracowników. 44% ankietowanych przyznało, że sporadycznie zdarza im się zabierać firmowe dokumenty w celu wykonania firmowych zadań poza biurem.

To nie jest zawód dla słabych kobiet

Uczestniczki badania zapytane o to, jakie cechy powinna posiadać sekretarka nie pozostawiają wątpliwości, że to nie jest praca dla osób o słabych nerwach. Wśród odpowiedzi przeważały: odporna na stres, twardy negocjator, przygotowana na nieoczekiwane sytuacje włącznie z zastąpieniem szefa pod jego nieobecność, silna, charyzmatyczna osobowość, systematyczna, dobrze znosząca krytykę. Wśród odpowiedzi wymieniono także otwartość i gotowość do korzystania z nowych technologii.