10 powodów, dla których warto używać poczty elektronicznej

Korzystanie z Internetu i poczty elektronicznej jest coraz bardziej powszechne. Prawdopodobnie wielu z Twoich obecnych i przyszłych klientów korzysta z tej formy komunikacji – wykorzystaj to.

• Jak wynika z badań firmy Forrester Research, poczta elektroniczna jest najpopularniejszą formą korzystania z Internetu. Aż 96% ludzi posiadających dostęp do Internetu wysyła e-maile.
• Dostęp do Internetu staje coraz powszechniejszy w całej Polsce, nawet na obszarach wiejskich.

To nie jest spam
Gdy mówimy o wykorzystaniu poczty elektronicznej w celu komunikowania się z aktualnymi i potencjalnymi klientami, mamy na myśli osoby, z którymi masz już jakiś kontakt. Oznacza to, że jeżeli ktoś podał Ci swój adres e-mail, to w gruncie rzeczy wyraził zgodę na otrzymywanie od Ciebie wiadomości marketingowych. Jeżeli Twój fryzjer prześle Ci e-maila z zaproszeniem do odwiedzin jego salonu, czy potraktujesz to jako spam, czy też nie? Oczywiście, że nie, bo różnica polega na tym, że spam to poczta niezamówiona i niechciana.  
E-mail obniża koszty operacyjne
Wysyłanie e-maili, niezależnie od ich liczby, kosztuje jedynie tyle, ile wynosi opłata za dostęp do Internetu,. Zastępując tradycyjną korespondencję poczta elektroniczną, zaoszczędzasz na papierze, znaczkach, faksach, kosztach druku, miejscowych i zamiejscowych rozmowach telefonicznych.
E-mail oszczędza czas
Prostym kliknięciem myszki możesz wysłać biuletyn informacyjny, cennik, ofertę, aktualne informacje o sprzedaży czy zaproszenie do skorzystania z promocji do setek, a nawet tysięcy ludzi – indywidualnie do każdego z nich, na podstawie informacji z bazy danych. Pomyśl p czasie (lub czasie twoich pracowników), który zaoszczędzisz, eliminując z codziennej pracy drukowanie, składanie, wkładanie do kopert, wysyłanie, telefonowanie i faksowanie. Wraz z pojawieniem się funkcji wstawiania danych do e-maili w Office 2003 i szablonów biuletynów elektronicznych w programie Publisher 2003 wysyłanie poczty stało się łatwiejsze, niż kiedykolwiek.
E-mail może zwiększyć przychody firmy
Czy wiesz, że ludzie odwiedzają stronę internetową co najmniej siedem razy, zanim dokonają zakupu? A gdy już ktoś odwiedzi Twoją stronę – co może go skłonić, by na nią powrócić? Gdy uda Ci się przechwycić największy skarb: ich adresy e-mail i kilka podstawowych informacji, będziesz mógł regularnie przypominać im o sobie i wielokrotnie przyciągać ich uwagę. Szansa na reakcję adresata jest tym większa, że nie wymaga ona od niego większego zachodu – wystarczy kliknąć.
Przesyłanie dalej, czyli referencje
Istotną zaletą komunikacji on line (np. w formie biuletynów elektronicznych) jest możliwość dalszego przesyłania Twojej korespondencj. Jeśli adresat Twojego biuletynu przesyła go dalej swoim znajomym, to tak jakby udzielił Ci referencji.
E-mail pomoże Ci usprawnić obsługę klientów
Jak często dzwonisz, piszesz lub odwiedzasz swoich obecnych i potencjalnych klientów? Przynajmniej raz na 90 dni powinieneś skontaktować się z nimi w jakikolwiek sposób. Gdy podtrzymujesz regularne kontakty z obecnymi i potencjalnymi klientami, czują się dowartościowani i wiedzą, że ich szanujesz. Wykonanie tego za pośrednictwem tradycyjnej poczty, a już szczególnie osobiście, kosztuje masę pieniędzy. W przypadku poczty elektronicznej nie kosztuje właściwie nic.
E-mail jako narzędzie zarządzania kontaktami
Osiemdziesiąt procent przychodów Twojej firmy pochodzi od dwudziestu procent klientów. W porządku, ale kiedyś utrzymywanie regularnych kontaktów z tymi trzecio- i czwartorzędnymi klientami było zbyt kosztowne, a teraz sytuacja uległa zmianie. Wykorzystaj więc do tego pocztę elektroniczną.
E-mail zapewnia Ci uczciwą przewagę konkurencyjną
Ilu znasz ludzi, którzy w tej chwili w pełni wykorzystują potencjał komunikacyjny poczty elektronicznej do kontaktów z obecnymi i potencjalnymi klientami? Albo przynajmniej robią to w mądry i przynoszący pożytek sposób? Możesz być pierwszy lub najlepszy w swojej branży albo w swoim regionie pod względem wykorzystania poczty elektronicznej. Jeśli się tak stanie, zyskasz znaczna przewagę nad konkurencja.
Posługiwanie się pocztą elektroniczną jest łatwe
Gdy już wiesz, co robić, a czego unikać, posługiwanie się pocztą elektroniczną jest łatwe. Jeżeli korzystasz z Office 2003, to masz do dyspozycji niezwykle przyjazne narzędzie do wysyłania zwykłych i sformatowanych e-maili. Nowa funkcja wstawiania danych do poczty jest wręcz intuicyjna. Z łatwością umieścisz w poczcie dowolne (albo wszystkie) informacje z bazy danych. To nie tylko proste, ale i efektowne, zważywszy że przygotowane przez Ciebie materiały w programie FrontPage lub przy użyciu szablonów biuletynów on line programu Publisher wyglądają tak, jakby zostały przygotowane przez renomowaną agencję reklamową. Dane uzyskane od klientów będzie Ci łatwo gromadzić i sortować przy wykorzystaniu programu Access, Excel lub dodatku do Outlooka Business Contact Manager. Wybór aplikacji zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i preferencji.
Uwaga: Pamiętaj, że gromadząc informacje o klientach musisz przestrzegać obowiązujących  przepisów prawa. Zbieranie informacji o klientach zawsze wymaga ich zgody. Inaczej mówiąc, klient musi wyrazić zgodę na otrzymywanie poczty od Ciebie.

Telepraca w praktyce