Jak organizować konferencje prasowe

W czasach gdy tradycyjna konferencja prasowa zaczyna budzić uśmiech politowania i kojarzy się często z łapanką w redakcjach, HP stosuje tradycyjne metody prezentacji swoich keynote’ów. Tradycyjne czyli perfekcyjnie przygotowane, przeprowadzone wg planu i z dyscypliną oraz ( o świecie drobnych przyjemności dziennikarskich!) – bez oglądania każdego euro, dolara czy złotówki.

Jak obsługiwać dziennikarzy na konferencjach

Po pierwsze należy dobrze zaplanować spotkanie. Trzeba przewidzieć, że dwa rodzaje konferencji: miejscowa i wyjazdowa są jak dwie róże upieczone na różnym ogniu (myślę, że Stanisławowi B. by się spodobało).

Stacjonarny event musi być spójny, dynamiczny i krótki a także atrakcyjny co do treści, formy i miejsca. Wyjazdowy ma trwać minimum 3 dni i być bardzo dokładny, podzielony na fazy informowania: od ogólnej prezentacji, poprzez informacje techniczne aż do „pikantnych” nowości i szczegółów. To wszystko w odrębnych miejscach , prezentacjach i prowadzone przez kolejne szczeble specjalistów. O ile na miejscu wręcz należy szybko zmierzać do sedna i „schwerpunkt’u” konferencji, to na spotkaniach wyjazdowych należy stopniować dostęp do informacji głównej.

Po pierwsze daj dziennikarzowi odpocząć

Odnosi się to do wyjazdów gdyż na miejscu  trudno oderwać się od presji czasu i goniących obowiązków. Aby konferencja wyjazdowa (szczególnie zagraniczna i głównie nie w Bułgarii) była owocna dla organizatora, trzeba zorganizować grupę prasową jako niezależną od dodatkowych uczestników jak: dilerzy, dystrybutorzy, reselerzy, dostawcy, kluczowi klienci, opiniotwórczy konsultanci z branży i inne żywiołki pomniejszego płazu. Grupy te, ważne dla organizatora, mają z gruntu inne interesy i oczekiwania wobec konferencji i informacji. Wreszcie dziennikarz musi mieć szansę na zaciszną rozmowę, ploteczki i spokojne zastanowienie się co jest najważniejsze i warte relacji. Dlatego należy dużą wagę przywiązywać do wszelkich zamkniętych spotkań prasowych  z dobrą kuchnią i winem  oraz możliwością relaksu połączonego z kontemplacją sztuki lub kultury. Wtedy informacja po prostu lepiej dojrzewa. W każdym klimacie i pod każdą szerokością geograficzną.

PRESS czyli VIP

Dziennikarze oczywiście nie są kategorią VIP. Stawiam jednak tezę, że na konferencjach prasowych powinni być czymś bardziej niż VIP-y. Prasa powinna być, mówiąc językiem show biznesu – super star. A to, oprócz powyższego, daje również limuzyna z samolotu do hotelu.  Takie warunki pracy zapewnia HP, firma troskliwa o dziennikarzy. Inni też o nas myślą.  Niektórzy, choć przyznaję rzadko, z wszechświatowych korporacyjnych wysokości nie dostrzegają pewnych konieczności. Dlatego, na podstawie praktyki HP,  napisałem to kompendium. Inni, wielcy i mali, też postępują podobnie jak HP a pozostali mają oczy i się (na)uczą.

Las Vegas, NV.

Konferencja duża, trafik duży  więc i wszystko duże. Mnie, po godzinach pracy z HP, spodobała się limuzyna jednośladowa z multimediami i rapem od czapy. Jak konferencja to w Las Vegas, jak jazda motorem to na choperze, jak muzyka to Big Daddy by Heavy D & The Boyz…