Czy po odejściu pracownika firma może korzystać z jego adresu e-mail?

Chociaż imię i nazwisko, na których opiera się najczęściej adres e-mail, nie stanowią danych szczególnych kategorii w rozumieniu RODO, muszą być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu. Oznacza to m.in., że ich przetwarzanie przez przedsiębiorstwo jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna, to znaczy, jeżeli spełniona jest jedna z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO.

Pracodawca może wykorzystywać adres poczty elektronicznej byłego pracownika w celu poinformowania klientów o jego odejściu z firmy i wskazaniu z kim należy się aktualnie kontaktować. W takim przypadku podstawą do dalszego przetwarzania danych osobowych może być art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli uzasadniony interes administratora (w tym przypadku pracodawcy). W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) tego rodzaju praktykę można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych. Ważne jednak, aby pamiętać, że pracodawca nie może samodzielnie zainicjować kontaktu z klientem z imiennego adresu byłego pracownika. Wiadomość wysłana z takiego adresu e-mail zawsze musi być jedynie reakcją na działanie podmiotu lub osoby z zewnątrz. Powszechną praktyką jest ustawianie odpowiedniej funkcji poczty e-mail w postaci autorespondera na próbę kontaktu klienta z podmiotem.

Należy podkreślić, że proces przetwarzania danych osobowych byłego pracownika powinien odbywać się zawsze z poszanowaniem naczelnych zasad RODO – zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych dotyczących go informacji zawartych w imiennym adresie mailowym. Korzystania z adresu e-mail byłego pracownik, nie należy mylić z uprawnieniem pracodawcy do monitoringu poczty elektronicznej osoby zatrudnionej, po spełnieniu przesłanek z art. 22(3) Kodeksu pracy.