Biznesowe mityngi

Kiepskie spotkanie, kiepskie wyniki

Zebrania bardzo często kończą się nie tak jak powinny, co prowadzi do ustalania terminów kolejnych zebrań, a wszyscy zaproszeni czują się sfrustrowani, bo jeśli robi się kolejne spotkanie w tym samym celu, co poprzednie, to znaczy, że zmarnowaliśmy czas.

Natychmiastowym efektem złej organizacji zebrań są spóźnienia lub nieobecność uczestników, efektem którego nie widać od razu są opóźnienia w wykonaniu projektów, złe zarządzanie czasem i rozleniwienie pracowników.

Złę zebranie to trwonienie czasu, energii, nerwów pracowników i pieniędzy firmy.

Zrób plan i trzymaj się go

Idąc na spotkanie z listą tematów, jakie musicie poruszyć  zwiększasz szanse, że podejmiecie najważniejsze decyzje w określonym czasie. Jeśli natomiast spotkanie odbędzie się pod hasłem „musimy wszystko obgadać”, skończy się na omawianiu wszystkiego co niekoniecznie jest na tyle ważne, żeby nie można było tego omówić kiedy indziej.

Pilnuj czasu.

Jednym słowem bądź moderatorem spotkania. Jeśli widzisz, że ktoś zbyt rozwleka pewne kwestie lub już omówiliście najważniejsze punkty, nie wahaj się przerywać (stanowczo, ale grzecznie) i przechodzić do następnego punktu. Powiedz wszystkim, którzy maja zabrać głos, że mają określony czas wypowiedzi. Będą się streszczać, a wszyscy będą mieli swiadomość, że spotkanie będzie krótkie i  na temat.

Pomysły zamieniaj w decyzje

Niektóre  spotkania mogą być tak mało konkretne, że po ich skończeniu uczestnicy nie wiedzą co mają robić, ani nawet co ma być zrobione.

Jako dobry moderator spotkania powinieneś doprowadzić do tego, żeby dojść do porozumienia w poruszonych kwestiach, następnie podjąć odpowiednie działania i do każdego z nich przydzielić odpowiednie osoby.

Na luzie, ale trzymaj się planu

Stwórz atmosferę, która sprzyja powstawaniu nowych pomysłów, a więc taką, w której ludzie czują się swobodnie. Praca nie oznacza, że nie możecie spokojnie porozmawiać  i pożartować. Nadal pamiętaj jednak o swojej roli, dlatego jeśli mija kilkanaście minut, a nikt nie jest w stanie skupić się na konkretnym temacie, sprowadź wszystkich na ziemię.

Jeśli zebranie jest jednym z pierwszych i zespół się jeszcze nie zna, poproś by wszyscy się przedstawili.. Staraj się jednak unikać różnych gier „w zaufanie” lub innego typu zabaw, które mają sprawić, że ludzie poczują się swobodniej. Lepiej po prostu porozmawiać w grupie lub ryzykować, że ludzie z natury introwertywni będą onieśmieleni i jeszcze bardziej zamkną się w sobie. To tym bardziej ryzykowne, jeśli w grupie mamy osoby z innych krajów, a więc także z innych kultur.

Pamiętaj, że nie spada na ciebie cały ciężar spotkania. Być może jego uczestnicy przyjdą ci z pomocą prosząc o uściślenie pewnych informacji, pilnując czasu wypowiedzi czy używając sformułowań zrozumiałych dla wszystkich. Ty natomiast, jako osoba pilnująca przebiegu tego spotkania, sprawisz, że hasło „zebranie” przestanie kojarzyć się z godzinami nudy i zmarnowanego czasu.