Polskie duże firmy nie liczą się z kosztami IT

Około 20 procent kosztów funkcjonowania działu IT w firmie to koszty oprogramowania, co wg Deloitte’a oznacza w ciągu 1 roku kwotę ok. 8 000 zł od każdego użytkownika systemu. Ta suma może być mniejsza dzięki właściwemu zarządzaniu licencjami w firmie. Optymalne ich wykorzystanie pozwoli także przedsiębiorcom na uniknięcie wysokich kar za niewłaściwe wykorzystywanie oprogramowania – ostrzegają eksperci firmy doradczej Deloitte.

Drogo, drożej

Koszty oprogramowania pochłaniają 18% budżetu IT w dużych firmach. W przedsiębiorstwach średniej wielkości definiowanych przez Deloitte, jako zatrudniające poniżej 1000 osób (oryginalnie raport mówi „małe i średnie”, ale próba nazwania małym organizmu gospodarczego zatrudniającego 999 osób jest nieprawidłowa w skali każdej gospodarki) koszt IT został wykazany w badaniu na 20%.

• Na całkowity koszt aplikacji składa się zarówno początkowa cena nabycia, obejmująca opłatę licencyjną i koszty administracyjne oraz późniejsze wydatki eksploatacyjne, w tym uaktualnienia, utrzymanie i wsparcie techniczne. Istotnym elementem są także koszty związane z zapewnieniem szkoleń dla pracowników.
• Wg Deloitte’a coraz więcej dużych firm wybiera niestandardowe licencjonowanie oprogramowania. Popularne staje się finansowanie reklamą czy Open Source.

Marnotrawstwo w USA i UK  

Firmy rozrzutnie wydają pieniądze kupując często oprogramowanie niepotrzebne oraz niewykorzystywane. Często przedsiębiorstwa wykupują także licencję na oprogramowanie, które nigdy nie zostaje wdrożone, czyli po prostu leży w dziale IT na wieczność. Szacunki mówią, że wartość nieużywanego oprogramowania w UK to ponad 100£ na komputer, a w USA 100$.  

Trend

Szacuje się, ze w Polsce, podobnie jak w Stanach i Wielkiej Brytanii, 22% – 23% zakupionego oprogramowania nigdy nie zostało użyte. Polska jest, więc w mainstreamie światowym, który oznacza po prostu marnotrawstwo.

Model zarządzania oprogramowaniem

Deloitte podkreśla, że problem efektywnego zarządzania oprogramowaniem jest szczególnie istotny dla branży energetycznej, firm dystrybucyjnych i handlowych, oraz dla tych, które tradycyjnie wydają dużo na rozwiązania IT, czyli sektora finansowego czy firm telekomów.

Jak zapobiec marnotrawstwu

Droga do optymalizacji zakupów oprogramowania jest prosta. Po pierwsze trzeba bacznie przyglądać się temu, co zamawia użytkownik w firmie i temu, co mówi korporacyjne IT. Dalej przydatny jest audyt, który można przeprowadzić samemu lub zlecić na zewnątrz. Końcowym krokiem jest wdrożenie efektywnego systemu zarządzania licencjami korelowanego liczbą faktycznie potrzebnych licencji, dobrym programem zarządzania oraz dbałością o interes naszej firmy w umowach z dostawcą software’u.

 „Na polskim rynku nasilają się kontrole producentów oprogramowania. Stwierdzenie nieprawidłowości może wiązać się z wielomilionowymi karami. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w Polsce niezwykle rzadko zdarzają się przypadki świadomego łamania warunków licencjonowania. Najczęstszym powodem rozbieżności podczas audytów nie jest zła wola użytkownika, ale niezrozumienie warunków licencjonowania lub luki w inwentaryzacji.” – podkreśla Jakub Bojanowski, Partner w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.