Jak wykorzystanie Excela i Worda zwiększa zyski firmy

Po co szkolić pracowników?

Aby przeciwdziałać ubożeniu wiedzy pracowników, pracodawcy powinni szkolić wewnętrznie swoich pracowników. Programy treningów komputerowych  powinny być przygotowywane dla każdej grupy indywidualnie, zgodnie z jej specyfiką, potrzebami oraz dostępnym czasem. Celem szkoleń wewnętrznych jest rozwój kompetencji zawodowych i umiejętności osobistych pracowników. Najbardziej efektywne są szkolenia metodami warsztatowymi (case study, komentarze trenerskie, dyskusje, studia przypadków).

Do czego firma wykorzystuje Excela i Worda?

Kiedy zdamy sobie sprawę z tego, że większość dokumentów firmowych, korespondencji czy ofert handlowych przygotowywanych jest w Wordzie, uświadomimy sobie jak wielką wartość ma umiejętność obsługi tego edytora tekstu na poziomie zaawansowanym. Na rynku, w którym 95% firm stanowi mikroprzedsiębiorstwa, konkurencja jest bardzo duża i ciężko jest wybić się przed szereg, ogromne znaczenie ma sposób prezentacji oferty handlowej. Szara, smutna i nieciekawa ulotka nie zwróci niczyjej uwagi i z pewnością natychmiast trafi do kosza. Dzięki wykorzystaniu bardziej zaawansowanych funkcjonalności Worda np. szablonów, pracownik jest w stanie przygotować ujednoliconą korespondencję firmową, notatki służbowe, druki obsługi klienta itd. w ładniejszy i estetyczniejszy sposób. Wykorzystanie nowszych funkcjonalności świadczy o profesjonalizmie firmy i wpływa na jej pozytywny wizerunek.

• Najważniejsze w arkuszu kalkulacyjnym Excel są funkcje (bazodanowe, matematyczne, statystyczne, daty i czasu, finansowe, itd.). Za pomocą tych funkcji, wprowadzone do arkusza dane są automatycznie przetwarzane. Zmiana wartości czynnika, np. współczynnika określającego marżę handlową, powoduje automatyczne wyliczenie nowych cen na podstawie cen zakupu i nowej marży.  Użytkownik na podstawie danych może tworzyć różnego rodzaju symulacje np. symulacje sprzedaży. Ponadto może te dane wizualizować, prezentując je w postaci wykresów, które pozwalają łatwiej zorientować się we wzajemnych zależnościach i tendencjach. Word i Excel należą do najważniejszych składników MS Office, służących do automatyzacji prac biurowych w planowaniu, księgowości, sprawozdawczości itd.

Dlaczego warto jest szkolić własnych pracowników?

Poprzez wyszkolenie własnego pracownika przedsiębiorstwo minimalizuje koszty. Nie musi płacić firmie zewnętrznej za przygotowanie profesjonalnych dokumentów a wyszkolony pracownik, który przygotowuje dokumenty robi to wydajniej i w znacznie krótszym czasie. Zaoszczędzony przez pracowników czas warto wykorzystać na bardziej efektywne czynności.Pracownik, który przejdzie szkolenie z zaawansowanych funkcjonalności Worda, po jego zakończeniu będzie umiał np. poprawnie edytować nagłówek i stopkę, tworzyć przypisy, prowadzić korespondencję seryjną, projektować formularze, chronić stworzony dokument przed kopiowaniem i zmianami, pracować z dokumentem w sieci,  rejestrując w nim zmiany oraz wykorzystywać makra w edytorze, aby program Word dopasować do indywidualnych potrzeb.

O czym należy pamiętać wybierając firmę zewnętrzną?

Przed przystąpieniem do współpracy z firmą zewnętrzną warto zorientować się czy partner, którego wybraliśmy przeprowadza identyfikację potrzeb pracowników z zakresu aktualnie wykorzystywanych programów, jaki jest przedział kosztów przeprowadzenia tego typu szkoleń na rynku itd. MŚP mogą uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania i wiele innych wysyłając zapytanie do internetowego doradcy biznesowego boomway.pl. Analiza, którą otrzymają w odpowiedzi na zapytanie ułatwi zaplanowanie i przeprowadzenie szkoleń pracowników.