Drukuj outsourcingowo

Obszarem, w którym coraz częściej wdrażane są rozwiązania outsourcingowe jest zarządzanie dokumentami, w tym zarządzanie drukiem. Posiadanie na własność urządzeń do przetwarzania dokumentów i zarządzania procesami ich obiegu to już przeszłość. Coraz więcej firm woli przekazać zarządzanie drukiem firmie zewnętrznej. Jest to tendencja trwała na rynku polskim i umacniająca się od kilku lat. – Firmy coraz częściej oczekują oferty nie tylko na urządzenia, ale na kompleksowe rozwiązania zarządzania dokumentami i  chcą w całości „problem” przekazać specjalistom. Wyspecjalizowana firma może lepiej i taniej obsłużyć proces drukowania, dostarczając równocześnie usługi rozliczania czy śledzenia wydruków – komentuje Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Leasing

W niektórych krajach już od wielu lat klienci nie kupują urządzeń drukująco-kopiujących. Nie tylko je leasingują, ale również wymagają coraz częściej przejęcia obszaru zarządzania przez wyspecjalizowaną firmę. Również w Polsce firmy coraz częściej chcą stosować rozwiązania outsourcingowe. Rokroczny przyrost usług w tym zakresie wskazuje na trwałą i mocną tendencję rynkową. Szczególnie dotyczy to dużych firm, stawiających w swojej strategii na koncentrację wokół zasadniczych funkcji, czyli core biznesu.  Takie przedsiębiorstwa nie chcą budować wszystkich kompetencji wewnątrz firmy i chętnie przekazują procesy np. zarządzania drukiem do firm partnerskich. – Firmy partnerskie, jak Konica Minolta  stają się niejako "przedłużeniem przedsiębiorstwa" w zakresie realizacji danego procesu, w naszym przypadku – zarządzania wydrukiem w pełnym zakresie. Definicja takiego outsourcingu zależy od szczegółowego przypadku i obejmuje portfolio usług, począwszy od utrzymywania i konserwacji urządzeń aż  do zaawansowanych procesów wydruku spersonalizowanych dokumentów – mówi Ewa Banachowicz.  

Korzyści

Outsourcing to nie tylko oszczędności, chociaż te są podstawowym powodem decydującym o zastosowaniu rozwiązania outsourcingowego. Uzasadniając decyzje o outsourcowaniu procesu lub usługi brane są pod uwagę przede wszystkim możliwości wykorzystania zasobów finansowych i ludzkich do realizacji zasadniczych funkcji przedsiębiorstwa. Ważna jest też współpraca ze specjalistą – partnerem, który potrafi przygotować najbardziej efektywne kosztowo i operacyjnie rozwiązania oraz jest ekspertem technologicznym. Oustourcing to również dzielenie ryzyka, które jest bardzo ważnym czynnikiem szczególnie wtedy, gdy mamy do czynienia z procesami istotnymi dla klienta np. drukowaniem wyciągów bankowych.

Kto powinien zatem pomyśleć o outsourcingu? – to zależy na ile dokument jest produktem danego przedsiębiorstwa. W im większym stopniu dokument jest produktem, tym bardziej outsourcing może być narzędziem optymalizującym. Zatem firmy konsultingowe, prawnicze, architektoniczne mogą być największymi beneficjentami outsourcingu. Mogą nimi być również duże firmy realizujące masowe wydruki i transakcje wymagające dokumentowania, czyli banki i sektor ubezpieczeniowy.