Dlaczego warto nagrywać rozmowy telefoniczne

Rejestratory rozmów są kojarzone przede wszystkim z rozwiązaniami wykorzystywanymi przez służby specjalne, jednak w firmie można znaleźć dla tego narzędzia wiele innych zastosowań.

Prosta technika nagrań

Nagrywanie rozmów jest czynnością bardzo prostą. Jedyne, czego potrzebujemy, to dostęp do usług operatora telefonii internetowej, który oferuje usługę nagrywania rozmów, słuchawki i mikrofon, bądź zwykły telefon stacjonarny podłączony przez bramkę VoIP do sieci internetowej. Operatorzy VoIP często oferują możliwość przechowywania rozmów na własnych serwerach, w ramach usługi hostowanej, więc nie musimy nawet martwić się o miejsce na naszym dysku twardym. Aby jak najlepiej wykorzystać taki rejestrator, dobrze jest przyjrzeć się najpierw powodom, dla których warto nagrywać rozmowy w firmie.

Szkolenia firmowe

Jedną z najistotniejszych korzyści związanych z nagrywaniem rozmów telefonicznych jest możliwość wychwytywania najgorszych i najlepszych praktyk w obsłudze klienta, a następnie wykorzystywania nagrań w celach szkoleniowych. Zarejestrowaną rozmowę można analizować pod kątem najczęściej popełnianych błędów. Odbywa się to np. na regularnych spotkaniach, podczas których pracownik wraz z trenerem przysłuchują się przeprowadzonym wcześniej rozmowom, omawiają je i wyciągają odpowiednie wnioski. Taki proces przynosi wiele pozytywnych rezultatów zarówno pracownikowi, który może zwiększyć efektywność swojej pracy, jak i firmie, która zyskuje w ten sposób doskonale wyszkolony zespół.

Co firma ustaliła z klientem

Podwyższenie standardów mających na celu zabezpieczenie firmy przed wyciekiem informacji nie ogranicza się wyłącznie do oprogramowania antywirusowego i firewall’a.

• Cenne dane mogą  wydostać się z przedsiębiorstwa właśnie w czasie rozmowy telefonicznej – niezależnie od tego, czy osoba udostępnia je umyślnie, czy też nie.
  
• Nagrywanie połączeń pozwala kontrolować ten proces i znacznie go ograniczyć. Dostęp do zarejestrowanych rozmów jest przydatny także w sytuacjach, kiedy jedna ze stron nie jest w stanie dokładnie przypomnieć sobie wprowadzonych ustaleń. Prowadzi to często do sytuacji konfliktowych, które łatwo można rozwiązać, przedstawiając  nagrania dotyczące spornej sprawy.
  
• Nagrania można także wykorzystać jako materiał dowodowy – w sytuacjach skrajnych, związanych np. z obsługą klienta.

 „W dostępnym przez Internet panelu użytkownika, po zalogowaniu się w serwisie, możemy określić m.in.: godziny rejestracji rozmów, czy też numery telefonów, które mają być nagrywane. Ponadto, w przypadku call center, możliwe jest ustawienie tzw. sita, dzięki któremu zostaje określony procent rejestracji wszystkich przeprowadzonych połączeń w danym czasie. Nagrane rozmowy mogą być eksportowane do plików w różnych formatach, dzięki czemu możliwe jest ich łatwe przechowywanie” – mówi Jan Wyrwiński, Prezes Zarządu FreecoNet Tlenofon.

Powyższe przykłady zastosowań rejestratora rozmów są najpopularniejsze, ale nie jedyne. To elastyczne rozwiązanie, które można wykorzystać na wiele różnych sposobów za każdym razem, kiedy pojawi się potrzeba nagrania rozmowy telefonicznej.

Porównanie

Krótkie porównanie cen pomiędzy usługami klasycznymi a technologią VoIP nie daje szans tym pierwszym. Od 9000 tysięcy za system TRX KRSC 332 plus 1075 złotych za nagrywanie każdego nagrywanego kanału z ograniczeniem do 200 GB, do usługi FonTel 2USB za 800 złotych za 2 linie analogowe.

• Freeconet Tlenofon oferuje nielimitowaną liczbę nagrywanych linii telefonicznych z przechowywaniem 1-miesięcznym za 81,14 złotych. Ceny netto.