System Zarządzania Obiegiem Dokumentów

Z ankiety przeprowadzonej wspólnie z niezależnym instytutem badawczym Londhouse wynika, że co czwarta firma chce zmienić swoje dotychczasowe metody zarządzania obiegiem dokumentów w czasie najbliższych 12 miesięcy, a 64% przedsiębiorstw rozpoczęło już ten proces w ciągu ostatnich 2 lat.

Wnioski z badań Kyocera Document Solutions

• 49% firm za kluczowe kryterium uznaje koszt wydruku jednej strony, 74% firm oczekuje zwiększenia przejrzystości wydatków związanych z drukowaniem i kopiowaniem,
• Automatyzacja procesu obsługi dokumentów jest zjawiskiem pożądanym,
• 70% ankietowanych jest przekonana, iż system MDS pozwoli im znacząco zmniejszyć koszty, sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi (47%) i w istotny sposób poprawić jakość pracy (52%),
• Celem systemu MDS jest standaryzacja infrastruktury związanej z drukowaniem i kopiowaniem (44%), lepsza kontrola nad dokumentem (38%), obniżenie kosztów całkowitych (35%),
• Co trzecia firma jest przekonana o zasadniczej poprawie pracy po wprowadzeniu systemu MDS,
• Decyzje związane z systemem MDS podejmowane są na wyższym poziomie zarządzania.

Powyższe dane wyraźnie wskazują, iż optymalizacja procesów w zakresie zarządzania dokumentami jest zagadnieniem kluczowym dla działów IT w europejskich firmach. Co ważne, wymiana środków trwałych na bardziej nowoczesne, to nie jedyne rozwiązanie służące do lepszego zarządzania dokumentami.

Dla większości decydentów w ankietowanych przedsiębiorstwach, największe zyski przynosi automatyzacja procesu zarządzania obiegiem dokumentów: 38% ankietowanych zadeklarowała, iż ten czynnik ma największy wpływ na redukcję kosztów. 12% ankietowanych zadeklarowało, że wdrożenie nowego oprogramowania stanowiło jeden z głównych czynników zmian zachodzących w procesie zarządzania obiegiem dokumentów.