Archiwum elektroniczne w księgowości – nowa usługa mKsięgowej

Archiwum elektroniczne

Tradycyjna księgowość to ogromne ilości papieru zamknięte w wielu segregatorach nawet, jeżeli rachunkowość prowadzona jest przy pomocy programu finansowego. Komputer przechowuje zapisy w księgach handlowych, natomiast setki i tysiące faktur będących podstawą tych zapisów przechowuje się w szafach i magazynach. Coraz więcej firm, szukając oszczędności, stara się minimalizować ilość przechowywanych papierów i przenosić swoją dokumentację do „chmury”.

Międzynarodowe stowarzyszenie AIIM przytacza obliczenia, że jeśli 1 zmarnowana kartka papieru kosztuje 20 gr (6 centów), to przedsiębiorstwo zatrudniające 500 osób może tracić nawet 126 tys. zł (42 tys. USD) rocznie na marnując papier.

mKsiegowa.pl wprowadza na rynek rozwiązanie, które jest integralnym uzupełnieniem programu księgowego: do każdego księgowania można dołączyć skan dokumentu, który obrazuje zdarzenie gospodarcze związane z tym księgowaniem. W standardowej cenie abonamentu użytkownik otrzymuje 100 MB przestrzeni dyskowej na przechowywanie swoich skanów. Dysk można powiększyć za cenę 5 zł miesięcznie za każdy 1 GB.

Dostęp do skanu jest natychmiastowy – podczas wyświetlania dowodu księgowego można zobaczyć skan oryginału.

Międzynarodowa grupa badawcza Gartner Group podaje, że pracownicy często poświęcają ok. 50% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów. Archiwum elektroniczne pozwala zredukować ten czas do ok. 10% przynosząc konkretne oszczędności.

Za pomocą zwykłych tabletów można łatwo robić zdjęcia faktur i wysyłać je do programu, gdzie księgowi je zaksięgują. Zdjęcie faktury pozostanie załącznikiem do dowodu księgowego dając zawsze możliwość wyświetlenia oryginału, bez konieczności poszukiwania go w segregatorach.

Podsumowanie

„Nikt nie ma wątpliwości dzisiaj, że warto wdrażać archiwum elektroniczne w księgowości” – mówi Witold Jurczyk – Prezes ERPmobile S.A. „Brakuje jednak naszym zdaniem skutecznych programów księgowych w internecie, które umożliwiałyby łatwe połączenie dowodu księgowego ze skanem faktury. Mając na uwadze to spostrzeżenie postanowiliśmy zainwestować w internetowe archiwum elektroniczne, jako naturalne uzupełnienie naszego podstawowego produkt – mKsiegowa.pl” – dodaje p. Witold Jurczyk.